# 文件沉澱與知識管理

> 記錄下來，才能走得更遠

大家好，我是魚皮。

先分享一個我的小故事。我大二的時候跟隊做過一個項目，隨著個人給項目編寫的代碼越來越多，開始慢慢主導起這個項目，直到最後整個項目的邏輯我都爛熟於心，團隊同學遇到問題都會來問我。

但是，由於個人時間原因，後來我退隊不幹了，把代碼給其他同學認真講了一遍。

結果你猜怎麼著？

在我退隊後，隔三差五就會有隊內的同學來問我關於這個項目的問題。更離譜的是，一個月後，這個項目倒閉了！

當我後來問其他同學為啥項目會倒閉的時候，人家沒好氣的說：你這傢伙不寫文件，項目好多地方都看不懂，沒法做下去了。

這時我才意識到：自己一直專注於給項目寫代碼，但是卻忘了把自己的經驗、項目的信息記錄下來，同步給其他同學，導致我負責的部分基本沒人能接手。

唉，那會兒還是經驗太少了。在那之後，我做任何項目的時候，都會寫文件。哪怕不為別人，起碼保證自己能看懂自己之前寫的項目。

這也是本文要分享的核心 —— **文件沉澱**。無論是個人還是團隊，無論是在學習、工作、還是項目中，無論對程序員、產品經理、還是項目管理者，做好文件沉澱都是至關重要的。

下面我會給大家依次分享：為什麼要寫文件？怎麼寫出好文件？怎麼管理好文件？

## 什麼是文件？

文件是記錄、儲存和傳遞信息的載體。

我們的項目需求表、系統的設計方案、某某調研報告、某次會議記錄、解決過的 Bug，甚至是學某個視頻教程時隨手記錄的筆記，都是文件。

## 為什麼要寫文件？

從文件的定義出發，我們就已經能意識到文件的基本作用了。

- 記錄信息：收集臨時的信息
- 儲存信息：防止信息丟失和遺忘
- 傳遞信息：把信息和他人共享

我們的人腦容量有限，不可能記憶所有信息，而寫文件，本質上就是在打造屬於我們的第二大腦。

像我的腦容量是比較小的，所以我有隨手記錄、隨手寫文件的習慣，有的時候走在路上有個好點子都立刻掏出手機記下來。

### 文件對項目的價值

而對於做項目（尤其是企業大項目），文件又有更進一步的價值。

在項目初期，文件具有指導整個項目順利推進的意義。如果將做項目比作蓋摩天大樓，那麼文件就是大樓的藍圖。沒有藍圖，建築工人只能盲目工作，能不能完成都很難說，更別提保證大樓的質量和安全了。

同樣，在項目初期不寫文件、沒有系統的方案和執行計劃，團隊成員在開發過程中就會迷失方向，會經常出現延期、完不成、返工的情況。

> 看過我直播的同學應該知道，每個項目開始，我都會在文件上編寫需求分析、方案設計、技術選型等內容。在做具體功能前，也是先在文件上寫好設計實現方案，然後才去寫代碼。雖然寫文件的過程會多花一點時間，但是會大幅降低整個項目的工時。

在項目中期，文件的意義是 **持續** 記錄和追踪項目的狀態，讓信息在團隊間公開透明，從而做出正確的選擇、即時規避風險。

打個比方，把做項目當成跑馬拉松，文件就是沿途的路標，會告訴大家跑到哪裡了、接下來怎麼跑；而如果前方有危險，路標也會給大家警示。如果沒有文件，大家很快就跑散了，各自為戰；一個人遭遇了風險，可能會拖垮整個團隊。

在項目後期，文件的意義是幫助我們復盤總結、持續維護項目以及知識傳承。

- 復盤總結：通過閱讀文件，我們能夠回顧整個項目從誕生到結束的完整過程，從而分析出該項目成功或失敗的原因，便於我們從中吸取經驗，助力下一個項目的成功。
- 持續維護項目：如果這是一個需要持續維護和更新的項目，有了文件（比如 Bug 手冊、用戶手冊），項目出現問題時，哪怕換了一位項目維護者，也能很快地從文件中找到解決方案，不會出現「一人離職、項目倒閉」的情況。
- 知識傳承：沉澱好的文件，是前人寶貴的經驗、教訓、思路和方法匯總，非常值得學習，未來能給更多團隊的同學帶來啟發和收穫。

總之，寫文件是一件利人利己的事，每寫一個字，都是在生產價值。

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在理解了文件的重要性後，我們應該怎麼做好文件沉澱呢？

這裡我們把文件沉澱進行拆分，需要做好兩件事：

1. 寫出好文件（這是前提）
2. 管理好文件

下面我們分別講解。

## 怎麼寫出好文件？

想要寫出好的文件，我們要先了解「什麼是好文件」，然後再去學習寫文件的工具和方法。

### 什麼是好文件？

我自己評判文件好壞的幾個標準：

1）人能看懂、易於理解的

首先，你的文件是給 **人** 看的，如果是自己記錄學習筆記，那麼首先要保證自己能看懂；如果是在團隊內共享文件，那麼要保證別人能理解。如果本來一句話就能說清楚的內容，你在文件上用 20 句話來解釋，這樣哪怕你寫了文件，別人可能還是直接來麻煩你本人。

2）結構清晰、易於查找的

好的文件，應該是別人從上到下掃一遍，就知道你在寫什麼、你想表達什麼、我能從你的文件中得到什麼、我在哪能找到我需要的內容。

就像這篇文章一樣，我用了多級標題來劃分文章的結構，你能直接通過目錄大綱快速定位感興趣的內容進行閱讀。

3）內容完整、表述準確的

好的文件就像是項目中的一個模塊，它應該是完整的、高內聚的，讓人僅通過這個文件，就能解決自己的問題。

比如《某 Java Bug 的解決方案》文件，應該把 Bug 的起因、分析排查過程、解決方案、經驗總結全部寫出來。而不是說把這個 Bug 拋出來，怎麼解決我不說~ 哎，就是玩~

另外，文件中的一些詞彙和語句的表述一定要盡量準確，不能有歧義！

比如我們魚聰明 AI 在最初評估成本時，寫的是「伺服器若干、價格累積萬元左右」，「若干」和「萬元左右」其實都是比較模糊的詞彙，類似的情況多了就可能導致成本計算錯誤而虧損。後面我們把上述詞彙改成了類似「伺服器 4C 8G 1 台，價格 1000 元 / 月」，實現更精細化的成本控制。

此外，好文件還可能有其他的標準，比如面向用戶的產品文件，應該保證文件整體的風格、排版一致，給讀者帶來最佳的體驗。文件寫得好，也會提升用戶對團隊的認可度，從而更願意使用團隊的產品。

### 寫作工具

工欲善其事必先利其器，在介紹寫好文件的方法前，先分享一些寫作工具。

多年以前，寫文件基本都是用 Word，但 Word 其實是有很多的問題和不足的。比如要自己手動調整格式、同一份 Word 文件由於兼容性問題在另一個電腦上打不開或者排版錯亂等等。

所以現在我強烈推薦大家學習 Markdown（一種輕量級標記語言），可以讓你用同一套語法輕鬆編寫出排版、格式一致的代碼。

比如用「## 二級標題」來表示二級標題，用「> 引用」來表示引用文案等。

現在很多編輯器軟件都支持 Markdown，比如我們平時用的 VS Code、JetBrains 全家桶。但如果要選擇一個體驗最好的本地 Markdown 編輯器，我推薦大家使用 Typora，這也是自己用了多年的軟件。

在寫文件的過程中，也經常需要一些繪圖來輔助理解，比如流程圖、架構圖等等，可以使用在線工具 Draw.io、經典軟件 Visio 等。如果需要繪製思維導圖，可以使用 XMind。如果要生成一些配圖，可以使用目前很火的 Midjourney（或者我們的魚聰明 AI）。

如果你需要把文件發到其他自媒體平台，可以直接把 Markdown 內容複製粘貼到 mdnice 網站中，它會自動幫你生成精美排版的文章。

此外，隨著 web 前端技術的發展，線上文件寫作網站也越來越強大，如果要團隊協作、實時共享文件的話，可以選用語雀知識庫、騰訊文件、飛書文件等工具。

### 方法

#### 「抄」

首先，想寫好文件，要做的第一件事是「抄」。

哦不，讀書人的事，應該叫「學習借鑑」。

如果你不會寫文件，比如項目文件、設計文件、用戶手冊，怎麼辦？

很簡單，到網上找優秀的 **成品** ，去模仿。

不單單是寫文件，做自媒體、做產品、寫論文、學手藝，你想做好任何事情，第一件事都應該是：看看別人怎麼做的，向別人學習。

- 你要開發網站，就去網上找現成的網站
- 你要做視頻，就去網上找爆款視頻

這是最簡單的道理，很多東西都有前人做過，所以哪怕別人不分享教程，只要你去模仿，用點心也能完成。

再加上現在開源文化盛行，很多項目和文件都在 GitHub 等平台公開可見。當你要寫一個文件時，直接先複製一下知名項目的 README.md 文件，然後把原本的目錄大綱保留，把內容換成自己的，就得到了一份很標準的文件，就這麼簡單。

等你閱讀和編寫的文件多了，自然也能形成一套屬於自己（團隊）的寫文件方法。

#### 寫作流程化

很多人討厭寫文件，就是因為感覺沒有思路、無從下筆、完全不知道寫什麼。

我以前也常常是新建一個空白文件，然後對著它發呆。。。

但後來隨著寫作次數越來越多，我也修得了一套能夠快速寫出內容的方法，我把它稱為「寫作流程化」。

什麼叫流程？你去食堂買早飯，先排隊、再買包子、再打豆漿、再找座位，這就是一個刻在 DNA 裡的流程。

如果你也能有一套明確的寫作流程，那麼寫作就像你買早飯一樣簡單。

具體怎麼做呢？

1）先想清楚文章的結構，根據主題寫出大綱

比如我在寫這篇文章時，先寫了「什麼是文件？為什麼寫文件？怎麼寫出好文件？怎麼管理好文件？」這幾個小標題，把整篇文章的框架定下來。而不是從上到下漫無目的地去寫，想到哪兒寫到哪兒。

寫大綱的過程本身就是在培養你的結構化思維 —— 把複雜的問題進行結構化拆解。如果你發現自己寫大綱都很困難，那麼不妨嘗試把時間線作為大綱，按照由遠及近的順序，依次去寫你各個時期的想法。

2）填空

只要確定了大綱，你就可以有 100% 的信息，這篇文章你必然能寫完。因為剩下要做的就是往每個章節下填空就好了。

類似於有個導師給你規劃好了你要做哪些事，你就有了個目標，更容易堅定地執行下去。

3）優化

寫完大致的內容後，我們要整體讀 2 - 3 遍文件，進行適當地優化。

就像我們寫代碼一樣，雖然功能是完成了，但是代碼可能寫得比較爛，提交代碼前得再改改。

列舉一些常見的優化點：

1. 修改錯別字
2. 小標題間增加關聯語，承上啟下，使內容更連貫
3. 重點前置，把文件的關鍵信息放到開頭，吸引人閱讀
4. 圖文並茂、多用比喻，讓文件更易於理解

這一套流程走下來，一篇完善的文件就誕生了。

#### 持續優化

無論是自己寫學習筆記、還是項目文件、用戶手冊，都不是寫完一版就結束了的。好的文件是需要持續優化迭代的，如果有人指出了問題或者文件內容有過期，應當即時修復處理。不然錯誤的文件不僅不能幫助到人，還會產生誤導。

像我們在開發魚聰明 AI 的過程中，就很不幸地參考了一篇胡說八道的過期文件，讓本就不富裕的團隊雪上加霜。

#### 積累

經常有朋友問我：魚皮你平時又上班又高產勝母豬，怎麼做到的？

其實我有一個習慣，就是會把生活中覺得有趣的事、或者突然想到的靈感記錄下來，每隔一段時間去整理一下，後來我驚喜地發現，有些碎片化的內容竟然可以串起來講，組成一篇文章。

就像打遊戲一樣，你想刷的裝備一直出不來，你不在乎的裝備碎片反而攢了一大堆。結果有天，你發現碎片都能夠合成完整的裝備了，竟然還挺好用，這就是無心插柳柳成蔭吧。

寫文件也是，哪怕你無法寫一篇全面系統的文件，在你工作中遇到 Bug 的時候，隨手開個文件記錄下來；再遇到 Bug 的時候，就再打開之前的文件記錄下來。次數多了，稍加整理，一篇高質量的文件不就來了？

### 舉例

以我們的魚聰明 AI 來舉例，剛開始寫項目立項文件時，按照上述的「流程化」方法，先定了文件大綱：

1. 為什麼做？項目背景
2. 做什麼？需求分析
3. 怎麼做？設計方案
4. 具體怎麼做？工作安排等等

然後才是一條一條地去補充完善，之後在每次開會和上線後，再持續更新完善一下這個文件。

完善文件的過程中，我也會看到很多之前記錄的內容，提醒著自己在做這個項目的過程中不要走偏。

## 怎麼管理好文件？

隨著我們項目的不斷迭代，文件數也越來越多、越來越零碎，怎麼管理好這些文件，讓大家需要閱讀時能快速找到，這是個大問題。

尤其是對於大項目來說，假如 100 個人一起開發，每人寫 10 篇文件就是 1000 篇文件，怎麼對這 1000 篇文件進行管理呢？

要先有一個意識：盡早發現問題，會比後期解決問題的成本要低很多。

所以管理好文件這件事，應該主要靠「前期的策略」和「中期的持續優化」，而不是後面再去人工整理大量的文件。

> 代碼屎山就是這麼來的，爛代碼堆得越多，越沒人敢動。

所以首先，我們在開始項目前，就要建立好一套規範的 **文件體系** 。

1）文件線上化

只要是和項目 / 工作相關的文件，不要讓大家在本地去寫，而是直接用線上文件去 **實時協同** 。很簡單的道理，你本地改了一段話，別人本地也改了相同文件的一句話，那最終以誰的為準？

像我們魚聰明 AI 的所有內部文件，都是使用語雀知識庫來託管的，所有項目的信息在團隊內部公開透明，從而盡最大地可能性消除信息差。

而且線上知識庫還有一個好處，就是查找搜索方便，整個知識庫的內容一鍵隨便搜。

2）分組

隨著文件或知識庫越來越多，必然就會給大家的查找造成負擔。所以我在 **最開始** 就給所有團隊內部的知識庫都按主題做了分組，如下圖：

![](https://pic.yupi.icu/1/image-20230705134114445.png)

每個知識庫下的文件，也建立了相應的分組：

![](https://pic.yupi.icu/1/image-20230705134325495.png)

當然，分組這個操作也是需要持續做的。如果剛開始沒有辦法預估會有哪些分組，那就等後面需要分組的時候，即時新建就好。

3）訪問控制

所謂訪問控制，就是讓部分成員只能看到部分文件。這麼做不僅是為了安全，也可以讓大家盡量聚焦在自己的工作上，更能找到自己需要的文件。

目前我們魚聰明 AI 團隊的每個知識庫都是有嚴格的訪問控制的，只有大家需要看某個知識庫時，我才會給他們開對應的權限。當然這也不是說要限制團隊成員的學習，如果他對某個知識庫感興趣，可以直接申請查看。

主流的線上文件軟件基本都支持訪問控制和權限管理，實現上沒有什麼難度。

4）培養團隊文件文化

還記得這篇文章開頭我給大家講的自己的故事麼？有些人可能是沒有寫文件的意識、或者就是不愛寫文件的！如果這個人又是項目的重要貢獻者，那麼他個人掌握的、團隊不清楚的信息就會越來越多，最終就會出現「他的代碼別人動不了」、「他一走項目就完蛋」的情況。

為了把這種風險扼殺在搖籃裡，我反覆跟團隊的成員強調，一定要多寫工作文件、即時同步信息，甚至對於一些重要的工作，我會把文件作為大家工作成果的一部分。慢慢地，大家就養成了寫文件、文件分類的習慣。

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## 寫在最後

文件沉澱是做好產品的重要一環。無論你是用 Vibe Coding 做個人項目，還是想做一款真正的產品，都要重視文件的編寫和管理。

記住這幾個關鍵點：

1. 文件是你的第二大腦，要隨時記錄
2. 好文件要易懂、結構清晰、內容完整
3. 學會使用 Markdown 和在線文件工具
4. 寫文件要流程化：大綱 → 填空 → 優化
5. 文件要持續優化和積累

在 Vibe Coding 時代，AI 可以幫你寫代碼，但是項目的思路、設計方案、踩過的坑，這些都需要你自己記錄下來。只有沉澱好文件，才能讓項目走得更遠。

加油，從今天開始養成寫文件的好習慣！💪

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